La conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico. Il documento digitale mantiene forma, contenuto nel tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale;

Le pubbliche amministrazioni realizzano i processi di conservazione all’interno della propria struttura o affidandoli a conservatori accreditati, pubblici o privati ai sensi dell’art. 5 del DPCM 03 dicembre 2013;
Ai sensi degli articoli 43 e 40 del CAD, la conservazione dei documenti informatici si fonda su tre elementi:

1) Identificazione di chi realizza il documenti

2) Integrità del documento archiviato

3) Rispetto delle misure di sicurezza

A sovrintendere alle operazioni necessarie per la conservazione, il comma 1 bis dell’art. 44 del CAD ha introdotto la figura del Responsabile della conservazione dei documenti informatici, con cui si è operata una omogeneizzazione con la figura del Responsabile del trattamento dei dati personali e del Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico;